Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Ab dem 01.01.2023 muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ihrer Mitarbeiter bei den Krankenkassen elektronisch abgerufen werden. Der Arzt übermittelt die Daten dieser zuvor elektronisch. Der Arbeitnehmer erhält für seine Unterlagen weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle.
Ihre Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, ihnen als Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG). Ein Informationsschreiben zur Unterrichtung Ihrer Mitarbeiter fügen wir bei.
Bitte dokumentieren Sie die Mitteilungen Ihrer Mitarbeiter über Zeiten der Arbeitsunfähigkeit. Wir haben hierzu eine Muster-Excel-Liste beigefügt. Die Informationen benötigen wir dann spätestens eine Woche vor der Lohnabrechnung, um die Anträge auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei den Krankenkassen stellen zu können.
Zukünftiges Vorgehen
Wenn wir von Ihnen die Mitteilung über die Arbeitsunfähigkeit erhalten haben, fordern wir für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) an. Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an uns zurück. Wir berücksichtigen die Fehlzeiten dann entsprechend bei der Lohnabrechnung.
Die Verfahrensbeschreibung sieht den Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Pull-Prinzip vor. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird von den Krankenkassen nicht automatisch übertragen und muss für jeden Mitarbeiter angefordert werden.
Sie können die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aber auch selbst über die Ausfüllhilfe im SV-Meldeportal abrufen. So liegen Ihnen diese unverzüglich vor.
Geringfügig Beschäftigte und Kurzfristig Beschäftigte
Das Verfahren gilt auch für Minijobs und kurzfristig Beschäftigte. Daher benötigen wir ab sofort immer die gesetzliche Krankenkasse auch für diesen Arbeitnehmer-Kreis.
Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:
- Privat versicherte Beschäftigte,
- AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
- sonstige AU-Bescheinigungen - wie von Privatärzten, bei Kind krank, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot
In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht.
Selbstverständlich steht Ihnen unser Team der Steuerkanzlei gerne für Fragen zur Verfügung.